5 tips để sinh viên bọn mình quản lý thời gian và làm việc năng suất như người nổi tiếng

0
2103

Một trong những vấn đề thường gặp của mọi người, đặc biệt là sinh viên, là kĩ năng quản lí thời gian. Ở đại học, rất dễ bị cuốn theo một nhịp sống bận rộn với các mối quan hệ và việc học hành bị rối vào nhau. Cá nhân mình cũng đã từng gặp vấn đề tương tự và mặc dù không thể nói rằng mình đã hoàn toàn quản lý thời gian hiệu quả, có một số tips nhỏ mà mình đã áp dụng và nghĩ sẽ có ích cho những bạn đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp khối lượng công việc như mình, dù ít hay nhiều.

Có một quyển schedule book

schedule-book-8morningMột trong những điều mình học được sớm nhất khi đi du học là thói quen giữ quyển schedule book bên người. Schedule book là những quyển có các khung ngày tháng để  bạn có thể ghi note những việc cần phải làm (đặc biệt là deadline!) và ở một số quyển còn có khoảng trống để bạn ghi những mẩu ghi chú nhỏ cho từng việc. Tuy nhiên, ngoài các deadline công việc, bạn có thể dùng schedule book để ghi chú lại tất cả những cuộc hẹn hay dịp kỉ niệm của mình như sinh nhật đứa bạn thân, cuộc hẹn đi chơi với hội A,… Như vậy, schedule book không chỉ giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lí và giúp bạn khỏi quên những deadline không chỉ trong cuộc việc mà còn trong cuộc sống cá nhân của mình. Ngoài ra, một trong những ứng dụng hữu ích nhất của schedule book là khi mà khối lượng việc cần làm quá nhiều, schedule book chính là cái “neo” để bạn có cái nhìn toàn cảnh hơn về quỹ thời gian hiện có của mình và từ đó phân chia khối lượng công việc hiệu quả, việc nào cần ưu tiên hơn, việc nào nên làm trước,…

Nếu bạn cảm thấy việc mang kè kè một cuốn schedule book bên người không thoải mái, bạn có thể sử dụng các ứng dụng điện thoại như Remember the Milk, Evernote hay thậm chí cả calendar. Tuy nhiên, theo mình nghĩ thì việc viết và minh hoạt cho các mốc công việc sẽ giúp bạn có động lực để hoàn thành hơn.

Bạn là kiểu người nào?

Theo sự quan sát của mình thì thường có hai kiểu người: “Chạy deadline” và “từ từ mới ngấm”. Ngược lại với những người “từ từ mới ngấm” đơn giản chỉ cần chia nhỏ công việc của mình và hoàn thành dần dần, những người có thói quen chạy deadline rất hay gặp vấn đề về thời gian khi lúc thì rảnh quá lúc thì bận không có thời gian thở. Những người chạy deadline thường là những người dễ mất tập trung nếu bắt đầu một việc sớm, hay trì hoãn và phải có một hạn thời gian nhất định thì mới có động lực để hoàn thành công việc. Vì mình cũng là một người như vậy nên một tip mình hay sử dụng là ở cuốn schedule book thì sẽ đặt deadline sớm hơn một vài ngày và hoàn thành deadline sớm hơn dự định sẽ giúp mình có thời gian để kiểm tra lại và nâng cao chất lượng thành quả của mình.

Ngoài ra, bạn cũng nên cố gắng tìm xem mình làm việc hiệu quả nhất khi nào, sáng sớm lúc thức dậy hay đêm muộn? Bạn cần yên tĩnh hoàn toàn lúc viết luận hay cần nghe nhạc nhẹ để truyền cảm hứng. Khi bạn tìm ra được bạn năng suất nhất như thế nào sẽ giúp bạn dễ định hình trong việc chia thời gian (làm việc gấp và khó nhất vào lúc bạn năng suất nhất).

Chia việc ưu tiên

Một ngày chỉ có 24 giờ, một tuần chỉ có 7 ngày. Cho dù khối lượng công việc nhiều thế nào, cho dù bạn làm gì, lượng thời gian một ngày cho bạn cũng sẽ không nhiều hơn. Vì thế, nó là điều hiển nhiên rằng bạn không thể dành thời gian làm được tất cả mọi thứ. Nếu bạn muốn đạt GPA cao và hoạt động xã hội nhiều thì bạn không thể đi party xuyên đêm hàng tuần hay ngược lại, nếu bạn muốn có một cuộc sống nhẹ nhàng, vui chơi với bạn bè suốt ngày thì bạn không thể mong rằng mình sẽ dành nhiều thời gian cho câu lạc bộ hay đi thực tập, làm thêm. Nói một cách khác, đừng ôm đồm nhiều quá. Chúng ta thường có xu hướng đánh giá quá cao về khả năng và tốc độ hoàn thành công việc của mình. Mình đã từng nghe rất nhiều câu chuyện về việc tham gia quá nhiều hoạt động cùng một lúc và cuối cùng kết quả của mọi thứ lại không được như ý muốn. Vì vậy, khi bạn bắt đầu với “công cuộc” quản lý thời gian, đừng đăng kí liền một lúc ba công việc với suy nghĩ rằng mình sẽ có thời gian làm mà hãy bắt đầu dần dần từng bước một, để bạn dần quen với guồng thời gian do mình tạo ra. Và vì thời gian của bạn có hạn, hãy dành thời gian để tìm ra mình muốn muốn làm gì, mục tiêu của bạn là gì sẽ giúp bạn chia ra việc ưu tiên và quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn.

Ngoài ra, nếu bạn có thể, hãy cố gắng lên kế hoạch cho việc quản lí thời gian theo tuần. Bạn có thể sử dụng bảng chia việc ưu tiên Eisenhower với P1 là quan trọng, khẩn cấp nhất và P4 là ít quan trọng và ít khẩn cấp nhất.

sap-xep-cong-viec-2

Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian, mình chỉ chia ra hai việc khẩn cấp( làm trước) và không khẩn cấp (làm sau/có thể bỏ) và dùng màu khác nhau để đánh dấu.

Ví dụ:

Thứ 2

  1. Nộp PowerPoint lớp Cultural Studies (Deadline: 24h)
  2. Chuẩn bị thi tiếng Hàn thứ 6
  3. Meeting nhóm Introduction to Management
  4. Ca trực booth Tuần lễ Việt Nam( tiết 2)
  5. Liên hoan lớp tiếng Nhật

*Màu đỏ: khẩn cấp, bắt buộc phải hoàn thành.

Đọc thêm: EISENHOWER BOX – SẮP XẾP CÔNG VIỆC NHƯ TỔNG THỐNG MỸ

Hãy tự giác

Đây là điều quan trọng nhất và cũng khó nhất để làm. Hiển nhiên, trong tâm tưởng mỗi người, ai cũng muốn trở thành một con người năng suất, dành mỗi ngày 5 tiếng học, 4 tiếng đi làm thêm, 3 tiếng tham gia hoạt động, 2 tiếng đi chơi cùng bạn bè nhưng thật sự, chỉ những ai vượt qua được lời cám dỗ của tụi bạn “Đi chơi tí đi mày” “Học gì nhiều thế” thì mới có thể đạt được mục tiêu mình muốn.

Theo mình, việc quản lí thời gian hiệu quả chỉ đơn giản là bạn phải “dính” vào thời gian biểu mình đã lập ra và không trì hoãn. Vì vậy, nếu bạn loại bỏ được những khoảng thời gian “thừa”, bạn sẽ ngạc nhiên với tốc độ hoàn thành công việc của mình đấy!

Đừng tạo quá nhiều áp lực cho bản thân

Việc quản lý thời gian không phải là việc một sớm một chiều. Bạn không thể có một công tắc để sau một đêm, trở thành một con người quản lí thời gian hoàn hảo. Việc quản lí thời gian còn có thể thay đổi thói quen sống của một con người. Ví dụ như bạn sẽ phải thức dậy lúc 7h, thay vì 10h mỗi ngày để tận dụng được nhiều thời gian hơn. Vì thế, đừng nôn nóng, hãy bắt đầu quản lí thời gian của bạn một cách từ từ. Đừng ôm đồm quá nhiều việc khi thấy mình có thời gian rảnh. Quản lí thời gian không chỉ là quản lí công việc của bạn mà còn để bạn có thời gian nghỉ ngơi cho riêng mình. Con người không phải là cỗ máy. Nếu bạn bị cuốn theo một guồng làm việc và học tập quá nhanh, những áp lực tích tụ dần dần sẽ bùng nổ.

Đây là một số điều mình tự rút ra từ kinh nghiệm của bản thân mình cũng như từ những người xung quanh. Mình rất hy vọng những điều mình nói ở trên sẽ giúp các bạn phần nào trong việc có một cuộc sống đại học đáng nhớ.